Vous n’avez presque rien à préparer. C’est le principe de l’Audit Flash IA de Frayse : on vient regarder votre travail réel, pas la présentation que vous en feriez. Sept choses changent quand même le résultat. Elles font gagner à peu près une heure sur la demi-journée passée chez vous, et elles rendent le livrable remis sous 7 jours nettement plus chiffré. Trente minutes de préparation la veille suffisent.
Dans un garage du Sud, le dirigeant avait sorti trois devis réels et douze mois de relevés d’heures avant notre arrivée. Résultat : quatre gisements chiffrés dans la journée, au lieu de fourchettes. Transcription et comptes rendus, 4 620 € par an. Devis assistés, 2 940 €. Saisie d’assiduité, 2 100 €. E-mails, 1 470 €. Sans ces pièces, on aurait écrit « à estimer ».
Pourquoi une checklist si l’audit ne demande rien ?
Parce qu’une demi-journée est courte et qu’une partie s’évapore toujours en logistique. Chercher qui détient le mot de passe du logiciel de devis. Attendre le responsable d’atelier reparti sur un chantier. Retrouver le classeur des dossiers 2025. Une heure perdue sur quatre, c’est un quart de l’observation en moins, et l’observation est la seule matière première du livrable.
Aucun des sept points ne vous demande de produire un document. Tout existe déjà chez vous. Il s’agit de le sortir du tiroir avant qu’on sonne à la porte.
Points 1 à 3 : caler le jour, les gens, les outils
1. Bloquez une vraie demi-journée, pas un jour calme. Le réflexe est de nous recevoir un vendredi après-midi creux, quand personne ne dérange. C’est l’erreur la plus fréquente. Un jour calme ne montre rien. On veut le mardi matin avec le téléphone qui sonne, les trois devis à sortir avant midi, la personne qui rattrape sa saisie de la semaine. Résultat : la cartographie des processus décrit votre charge réelle, pas votre charge théorique.
2. Réunissez les bonnes personnes, trente minutes chacune. Pas une réunion collective d’une heure et demie. Trois à cinq entretiens courts, en face à face, avec celui qui fait le geste. La personne qui saisit les heures, celle qui tape les devis, celle qui relance les impayés. Le dirigeant sait ce que l’entreprise devrait faire. L’opérateur sait ce qu’elle fait vraiment, avec les contournements et le fichier Excel parallèle que personne n’a déclaré. Ce qu’on en fait : ces contournements finissent presque toujours dans le top 3 des quick wins.
3. Listez vos logiciels et qui les utilise. Dix lignes suffisent : nom de l’outil, service concerné, nombre d’utilisateurs, ce qui en sort et sous quelle forme. On cherche les doublons de saisie, ces moments où la même information est retapée dans un deuxième outil. Cette liste, c’est le squelette de la roadmap 3 à 6 mois. Automatiser sans connaître les points d’entrée et de sortie ne mène nulle part.
Points 4 et 5 : les pièces qui rendent le livrable chiffrable
4. Sortez trois documents réels qui vous coûtent du temps. Un devis, un compte rendu, un dossier client. Pas des modèles vierges : des vrais, remplis, avec les ratures et les champs laissés vides. C’est ce qui sépare un audit d’une conversation. Chez Alter Immo, le point de départ a été un état des lieux papier, rempli à la main puis ressaisi le soir. À la sixième semaine, l’outil tournait sur des dossiers réels. Ce qu’on en fait : chaque quick win du livrable s’appuie sur un document que vous nous avez mis entre les mains.
5. Ayez sous la main un ordre de grandeur du coût horaire chargé. Approché, arrondi, calculé au dos d’une enveloppe. Salaire brut, charges patronales, divisé par les heures travaillées. Sans lui, impossible de convertir « deux heures par semaine » en euros, et un livrable qui parle en heures ne se défend pas devant un associé ou un banquier. C’est le multiplicateur de tout le chiffrage. Les 4 620 € du garage sortent de là.
Points 6 et 7 : ce qui se joue avant notre arrivée
6. Prévenez vos équipes que ce n’est pas un audit de performance individuelle. Cinq lignes, envoyées par vous, deux ou trois jours avant. Dites qui vient, pourquoi, et surtout ce qu’on ne fait pas : on ne compte les minutes de personne, on ne note personne, on ne prépare aucun plan social. Sans ce message, les entretiens deviennent défensifs et on entend « tout va bien » pendant toute la matinée. Ce qu’on en fait : c’est ce qui rend les entretiens exploitables. Quand ce point est sauté, le livrable perd sa part la plus utile, celle qui vient des gens.
7. Notez les trois irritants qui reviennent en réunion depuis six mois. Ceux dont tout le monde parle et que personne ne traite. La double saisie du planning. Les relances qui passent à la trappe en fin de mois. Le compte rendu de visite jamais écrit. Trois lignes sur un papier, écrites avant qu’on arrive, sans nous dans la pièce. On les confronte ensuite à ce qu’on a mesuré. Quand un irritant ressenti croise un gisement chiffré, c’est presque toujours le quick win numéro 1.
Le cadre, pour mémoire
L’Audit Flash IA coûte 999 € HT. Une demi-journée à une journée sur site, chez vous. Le livrable arrive sous 7 jours : cartographie des processus, top 3 des quick wins chiffrés, roadmap 3 à 6 mois. Sans engagement. C’est la première étape du programme Le Cap IA, et rien n’oblige à faire la deuxième. Vous lisez, vous gardez le document, vous vous arrêtez là si vous le décidez. Vous décidez. Pas nous.
Un mot de logistique locale. Si vous êtes à Saint-Denis et qu’on part de Piton Saint-Leu, on cale le créneau hors des bouchons du matin pour ne pas amputer l’observation. Dites-nous simplement à quelle heure votre activité démarre pour de bon. Le reste, c’est notre méthode qui le porte : un relevé de position d’abord, une route ensuite.
Prêt à éclore ? Le premier rendez-vous Cap IA dure 45 minutes, gratuit, en visio ou sur site.
Questions fréquentes
Un ordre de grandeur suffit-il pour le coût horaire, ou faut-il le chiffre exact ? Un ordre de grandeur suffit. On a besoin d’un coût horaire chargé approché et d’un volume mensuel approximatif : nombre de devis, de comptes rendus, de dossiers traités. Si vous nous dites « entre 40 et 60 devis par mois », on chiffre sur la fourchette basse. Un chiffre prudent qui tient vaut mieux qu’un chiffre exact obtenu en trois jours.
Combien de temps mes équipes vont-elles y consacrer au total ? Trente minutes par personne interrogée, trois à cinq personnes selon votre taille. Comptez deux à trois heures d’entretiens cumulées sur la demi-journée, sans arrêter la production : on observe pendant que le travail se fait. Aucune préparation n’est demandée aux équipes elles-mêmes. Le reste du temps, on regarde et on prend des notes.
Peut-on faire l’audit sur deux sites différents ? Oui, si les deux sites sont sur l’île et que les processus y diffèrent vraiment. On passe alors à la journée complète au lieu de la demi-journée, au même prix de 999 € HT. Si les deux sites exercent le même métier avec les mêmes outils, un seul suffit : on vérifie l’écart par téléphone avec le second responsable.
Tracez votre route IA
Un doute sur les pièces à sortir du tiroir ? On cale la demi-journée ensemble, et l’heure de démarrage réelle de votre activité.