Frayse travaille en ce moment avec un service d’aide à domicile de Saint-Leu, une structure de 3 personnes. Le chantier est en cours : rien n’est livré, rien n’est prouvé. Cet article raconte la phase amont, celle qu’on ne montre jamais. Ce qu’on a observé, ce qu’on a décidé d’automatiser, ce qu’on a refusé de toucher. Les chiffres viendront quand l’outil tournera en production. Pas avant.
Qu’a-t-on vu en poussant la porte ?
Tout a commencé par un Audit Flash IA : 999 € HT, une journée sur site, un livrable sous 7 jours. Pas d’atelier PowerPoint. On s’est assis dans le bureau, et on a regardé les gens travailler.
Trois choses ont sauté aux yeux.
Les plannings, d’abord. À chaque absence d’une intervenante, la responsable reprend tout : elle appelle, décale, réorganise, puis prévient les bénéficiaires un par un. Une absence un lundi matin peut manger la matinée entière. Et le planning affiché au mur, photocopié, annoté au stylo, ne correspond déjà plus à la réalité du mardi. Un préavis d’alerte cyclonique, et c’est la semaine complète qui est à refaire.
La paie, ensuite. Les heures pointées dans la télégestion et les heures réellement payées ne se rejoignent pas toutes seules. Quelqu’un les réconcilie à la main, ligne par ligne, chaque fin de mois. Personne n’a choisi ce travail. Il s’est installé.
Les transmissions, enfin. Un cahier au bureau, des SMS sur les téléphones des unes et des autres, des appels dont il ne reste rien. L’information existe, mais elle est dispersée. Quand une intervenante remplace une collègue au pied levé, elle part souvent sans l’historique de la personne chez qui elle va.
Si vos lundis ressemblent à ça, vous voyez le tableau.
Pourquoi trois gisements, et pas un de plus ?
L’audit a cartographié les processus et retenu trois gisements : la reconstruction des plannings à chaque absence, la réconciliation entre télégestion et paie, la centralisation des transmissions.
Le tri s’est fait sur trois critères. La tâche revient chaque semaine. Ses règles peuvent s’écrire. Les données existent déjà quelque part, dans la télégestion ou dans le cahier. Une tâche rare, floue ou sans trace ne s’automatise pas : elle se réorganise, ou elle reste telle quelle.
Combien d’heures en jeu chaque semaine ? On a une estimation. On ne la publiera pas ici, parce qu’elle sort d’entretiens, pas de mesures. Notre cas type d’automatisation récupère 8 h par semaine ; c’est l’ordre de grandeur qu’on ira confirmer ou démentir, chronomètre en main, une fois l’outil en place.
Le reste du quotidien sort du périmètre, volontairement. Automatiser dix choses à moitié ne sert à rien dans une équipe de 3 personnes : il faut qu’une seule tourne vraiment, tous les jours, sans qu’on la surveille. Un cas d’usage qui tourne, pas un POC.
Qu’a-t-on refusé d’automatiser ?
La relation avec les bénéficiaires. Elle ne passera par aucun outil. C’était une condition posée dès le premier rendez-vous, par le client comme par nous.
Un logiciel peut proposer un planning de remplacement en quelques secondes. Il ne sait pas qu’une bénéficiaire n’accepte que deux intervenantes, que telle famille veut être appelée avant chaque changement, qu’un prénom inconnu au téléphone peut inquiéter une personne isolée. Cette connaissance tient dans la tête de la responsable. Elle y restera.
L’objectif du chantier est simple : la machine prépare, l’humain décide. Le temps gagné sur la ressaisie doit revenir aux visites à domicile, aux appels aux familles, au recrutement. Pas à un écran de plus.
Ces questions dépassent ce dossier : elles traversent tout le secteur. On les a rassemblées sur la page l’IA pour les services à la personne.
Que reste-t-il à prouver ?
Beaucoup de choses, et autant l’écrire noir sur blanc.
D’abord, la qualité des exports de télégestion. Ils sont plus désordonnés que prévu, et c’est le socle du chantier. Si les données d’entrée sont fausses, l’outil produira des erreurs plus vite qu’avant. Rien d’autre.
Ensuite, l’adoption. Une équipe de 3 personnes n’a ni service informatique ni temps pour des formations longues. L’outil devra s’apprendre en une heure, ou il ne sera pas utilisé. Un tableau de bord que personne n’ouvre est un échec, même s’il fonctionne.
Enfin, la mesure. Sur un chantier précédent, chez Alter Immo, l’outil tournait sur des dossiers réels à la sixième semaine. Pas une démo : la production. C’est la barre. Rien ne garantit qu’on la tienne ici, et on ne repeindra pas le calendrier si on la manque.
Si la suite se confirme, elle prendra le format habituel de nos missions : 6 semaines pour mettre le cas d’usage en production, puis 3 mois de garantie. Le compteur ne démarrera pas tant que les exports ne seront pas propres. Attaquer avec des données bancales, c’est payer deux fois.
Cette étude de cas s’écrit pendant le chantier, pas après. On garde le cap annoncé au client : les chiffres quand l’outil tournera en production, pas avant. La suite dans le Journal.
Et si votre semaine démarre par le même casse-tête de plannings, un RDV Cap IA de 45 minutes suffit pour poser vos propres gisements. Gratuit, en visio ou sur site. Vous repartez avec 2 ou 3 pistes, que vous signiez ou non.
Questions fréquentes
Pourquoi publier une étude de cas avant la fin du chantier ?
Parce qu’une étude de cas écrite après coup ne montre que ce qui a réussi. Publier pendant nous interdit de maquiller la suite : ce que le chantier confirmera ou infirmera sera publié tel quel. C’est aussi la façon la plus honnête de montrer à quoi ressemble la phase amont d’une mission Frayse, avant les résultats.
Que se passe-t-il si le chantier échoue ?
On l’écrira ici, avec les raisons. Le client conserve son livrable d’audit, la cartographie de ses processus et les gisements identifiés : ce travail garde sa valeur même sans outil derrière. Frayse encaisse la leçon et la documente. Un échec expliqué renseigne mieux qu’un silence, et le silence est la norme du secteur.
Pourquoi le client n’est-il pas nommé ?
Parce qu’aucun résultat n’est validé. Chez Frayse, un client n’est nommé que si un contenu public le nomme déjà ou si son accord écrit existe. Tant que le chantier est en cours, on s’en tient au secteur et à la ville : un service d’aide à domicile de Saint-Leu, 3 personnes.
Tracez votre route IA
Un planning refait à chaque absence, ça se raconte en dix minutes. Dites-nous à quoi ressemble votre lundi matin.